...Einkauf des IT-Equipments für das HRZ...
Servicebeschreibung
Der Bereich Beschaffung im HRZ ist für den Einkauf und die Beschaffungslogistik von IT-Equipment verantwortlich. Er umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Einkaufsprozesse für IT-Hardware.
Das IT-Einkauf Team im HRZ berät und unterstützt die Verwaltung und Fachbereiche (vorrangig SLA-Kund*innen) in der Universität, wenn es um Fragen zum IT-Einkauf von Hardware unter anderem über Rahmenverträge geht. Bei Bedarf - aber in kleinerem Umfang - berät das Team auch nicht betreute Fachbereiche. Kund*innen können Aufträge direkt oder zur Einlagerung von IT-Geräten durchführen, um diese zu einem späteren Zeitpunkt zu nutzen. Die koordinierte Beschaffung aus dem HRZ-Warenkorb führt zu Synergieeffekten und damit zu geringeren Einkaufspreisen. Zudem fallen die Folgekosten für Wartung und Pflege durch die Einschränkung auf wartungsfreundliche und einheitliche Standards geringer aus.
Bei Öffentlichen Ausschreibungen / Rahmenverträgen von Hardware arbeitet das HRZ eng mit dem zentralen Einkaufmanagement (EM) im Bereich Finanzen zusammen.
Dieser Service beinhaltet:
- Bedarfs- und Lieferantenklärung
- Beratung der Kund*innen beim Einkauf
- Angebotsverifizierung
- Lieferungsüberwachung und Qualitätssicherung
- Einlagerung
www.rz.uni-frankfurt.de/hardware
| Serviceteam | Artikelnummer | Zielgruppen |
|---|---|---|
| Team IT-Einkauf | 03-02-00 |
|
| Buchen des Service | Serviceregelungen | Kündigungsbedingungen |
| Per E-Mail |
| Nach kostenpflichtiger Bestellung ist eine Kündigung nicht mehr möglich |
| Bereitstellungszeit | Leistungsübergabepunkt | Monitoring/Reporting |
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| Servicelevel | Servicelevelwerte | Kostenmodell |
| Es gibt keine zusätzlichen Servicelevel | Es gibt keine zusätzlichen Servicelevel | Grundversorgung, Abrechnung bestellter Hardware erfolgt über Kostenstelle |
| Dienstleister zum Service | Drittdienstleisterverträge/-beziehungen | |
IT-Einkauf | Kein Drittdienstleister involviert |
Zuständigkeitsmatrix
| Aufgaben | Nutzer*in | HRZ |
|---|---|---|
Definition der Beschaffungspolitik und Strategie für das HRZ (Programm-, | X | |
| Anforderung an bereitzustellendes IT-Equipment übermitteln | X | |
| Durchführen von Beschaffungsmarktanalyse; Bedarfsermittlung | X | |
Durchführen von Materialanalyse, Qualitätssicherung und Bewertung der Anbieter | X | |
Beschaffungsdurchführung (Angebotseinholung, Prüfung und Vergleich, Vergabeverhandlung, Bestellung) | X | |
Beschaffungskontrolle (Terminüberwachung, Wareneingangskontrolle und Rechnungsprüfung) | X | |
| Erstellung und Aktualisierung des HRZ-Warenkorbs | X | |
| Durchführen von Ausschreibungen, Verhandlungen und Vertragsgestaltung | X |
17 Comments
Unknown User (sbeetz)
Er umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Einkaufsprozesse für IT-Hardware und Software.
Thomas Sengpiel
Michel und ich haben nach Rücksprache mit Prof. Kebschull (cc Simone) hier den Text geändert/angepasst. Gruß Thomas
Unknown User (sbeetz)
Wenn ich mir bei den Unterstützenden Dokumenten, den Punkt "Aufbau des Servicekapitels" anschaue, fällt mir hier ein Punkt auf - Servicetitel und Auffindbarkeit der Informationen auf unseren Webseiten/Wiedererkennungseffekt:
Der Servicetitel lautet hier "Beschaffung von Hard- und Software", auf der HRZ-Startseite steht "IT-Einkauf" und unter dem Link befinden sich die bisherigen Webseiten mit dem Titel "Verkauf von Hardware".
...und die Softwareseiten sind ja separat angelegt. Unter diesem Servicetitel findet eine Vermischung der beiden Themen Hardware- und Software statt im Rahmen der Beschaffung.
Mein Vorschlag ist, den Titel auf der HRZ-Webseite bei Verkauf von Hardware zu ändern. Die Hardware benötigt ohnehin auch noch neue Webseiten.
Unknown User (sbeetz)
Bereitstellungszeit: Was heißt an dieser Stelle "best effort", individueller Bestellungszeitraum, den der IT-Einkauf nicht beeinflussen kann, oder sind hiermit die hiermit die regulären Arbeitszeiten gemeint?
Aufteilung in Zeiten mit (Bediente Servicezeit) und ohne persönliche Betreuung (Bereitstellungszeit)...Bediente Servicezeit wäre demnach: Mo. - Fr. 09:00 -12:00 Uhr und 13:00 - 16:00 Uhr.
Bereitstellungszeit: Individuelle Lieferzeiten hängen von externen Faktoren ab.
Unknown User (sbeetz)
Leistungsübergabepunkt: Lieferung der Hard- und/oder Software
Thomas Sengpiel
Einkauf (statt Beschaffung) von Hard- und Software?
Unknown User (sbeetz)
Monitoring / Reporting: Das Monitoring des Service "Beschaffung von Hard- und Software" erfolgt über das Ticketsystem des IT-Einkaufs. Ein Reporting findet nicht statt.
Stimmt das so?
Thomas Sengpiel
ja würde ich so lassen
Unknown User (sbeetz)
Thomas Sengpiel Stimmen die Servicelevel und Servicelevelwerte?
Thomas Sengpiel
ja würde ich einheitlich so lassen - P3 ist Standard gleicher Arbeitstag bzw. 2 Arbeitstage - bezieht sich in der Regel auf die Bearbeitung der Anfrage. Obwohl wir uns größtenteils auch bei P1/P2 Level bewegen wenn es
um Lösungen im Bereich Webcam/Headset etc. geht da wir die ab Lager haben
Unknown User (sbeetz)
Thomas Sengpiel Kostenmodell:
Grundversorgung ist in diesem Fall nicht zutreffend, oder stimmt das für die SLA-Kunden (Grundversorgung im Rahmen eines SLAs)? Bzw. nehme ich an, dass die Finanzierung dann über den Fachbereich oder das Institut stattfindet
Die Nutzenden finanzieren und tragen die Kosten für die Beschaffung von IT-Geräten über ihr Budget/Kostenstelle.
Thomas Sengpiel
Bei SLA Kunden ist doch die Abwicklung der Beschaffung/Einkauf incl. also Grundversorgung im Rahmen eines SLAs. Teil 2: ja Finanzierung FB/Institut entweder durch Geld/Personal das der FB bezahlt (mein Kenntnisstand)
Bezahlung des Einkaufes erfolgt von Kostenstelle FB/Institut
Unknown User (sbeetz)
Thomas Sengpiel : Ich habe jetzt die Änderungen direkt im Text editiert und die Servicebeschreibung leicht angepasst. Bitte schaue jetzt noch einmal drüber, ob das so passt.
Thomas Sengpiel
nun hast Du fast alle Stein umgedreht
bis auf diesem Satz: "wenn es um Fragen zum IT-Einkauf von Hard- und Software über Rahmenverträge" geht -
Es geht ja nicht nur um Rahmenverträge also muss da ein "UND Rahmenverträge" geht - ich ändere das
Unknown User (earp)
Rückmeldung aus der Abteilungsleiterrunde:
Titel "Beschaffung von IT-Geräten" bitte so lassen!
Titel und Ausrichtung des Kapitels sollten ähnlich der alten Version des Katalogs bleiben: Fokus auf IT-Geräte, Software nur am Rande erwähnen. Softwarebeschaffung ist ganz speziell nur für HRZ-intern und einige wenige SLA-Kunden, es soll nicht der Eindruck entstehen, dass dieser Service für andere verfügbar sein könnte. (Ja, es steht schon so da, aber wir erwarten, dass hier Begehrlichkeiten geweckt werden.)
Solange im Projekt SAM die Ausarbeitung der Prozesse noch nicht abgeschlossen ist, sollte das HRZ die Möglichkeit einer Software-Beschaffung nicht erwähnen (wenn das Projekt entscheidet, dass wirs übernehmen sollen, müssen wir auch Ressourcen dafür bekommen). Eine klarere Beschreibung/Ausdifferenzierung zwischen Internen und externen Dienstleistungen sowie verschiedenen Services für Hard- und Software soll bei der nächsten Katalog-Überarbeitung (im Herbst 2022) angegangen werden.
Unknown User (earp)
Ich habe die Bezüge zu Software entfernt und noch ein paar kleinere Änderungen vorgenommen.
@Service Owner: Bitte nochmal überprüfen, ob der Service so richtig beschrieben ist.
Thomas Sengpiel
ja lasst es doch jetzt einfach so